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员工开私家车外出办公，费用到底能不能报销？
发布时间：2023-10-31 16:06 浏览次数：551
问题内容：
公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍，所产生的的燃油费、过路费、停车费等，请问大家是如何处理的？
实报实销吗？
税局回复：
企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式，属于租赁，企业发生的租赁费用可凭有效凭
证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得，企业租金费用不允许在企业所得税前
列支，员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。企业与个人签订了租赁合同，按照租赁合同或协议
支付的租金，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停
车费，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修
费等，不得在企业所得税税前扣除。
也就是说：
1、员工开私家车外出办公，在单位没有公车的情况下，要想顺利报销燃油费、过路费等，必须要与公司签订租
车协议。
2、如果在没有签订租车协议或者签订的是0元租金协议，强行开票报销的话：
(1)对企业来说，会面临相关车辆费用无法税前扣除的风险。
(2)对个人来说，获得的报销款要按照“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。
并不是。
1、可以报销和税前扣除的费用包括：
提示：所有费用的支出价格必须公允，否则不允许税前扣除。
2、不可以报销和税前扣除的费用包括：
一、随工资发放交通补贴
这是目前大型企业、国企最常采用的方式。
优点：
随工资定额发放，对企业、对员工都是最方便省事的。
缺点：
交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。
根据国税函〔2006〕245号和国税发〔1999〕58号的规定：
部分地区公务费用的标准如下：
如果当地没有出台政策，只能全额计算个税了。
二、费用发票实报实销
优点：
根据每月私车的实际花销报销，更贴近实际。
缺点：
1、税前扣除
根据总局公告2015年第34号和国税函〔2009〕3号规定，企业报销个人的费用，属于福利费支出，在工资的
14%限额内扣除。
2、加油费、过路费不能抵扣进项税。
加油费、过路费属于集体福利或者个人消费，进项税不允许抵扣。
3、交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。
以上三种方法在税收上的区别，我们制作了表格一目了然。
三、市内出差使用网约车
目前各种网约车软件都很方便，网约车开具的电子普通发票也可以按照发票上注明的税额，抵扣进项税。而且
出行也有记录可查，能有效避免虚假报销。
还有一些平台推行了企业版的出行服务，能直接与企业财务对接。员工不需要垫付交通费，也免去了报销流程，更便
捷高效。
四、长途出差从租赁公司租车
企业经常去外地跑业务的情况下，可以从当地正规的租赁公司租用车辆，直接取得发票来抵扣进项税和税前扣除，
避免了很多麻烦。
同时租赁公司也有非常系统的事故处理方法，可免去企业的后顾之忧。
4、私车公用的协议模板
(来源网络，出处不详，仅供参考）
私车公用协议
出租方（以下简称甲方） ：
公民身份证号：
承租方（以下简称乙方） ：
社会统一信用代码：
甲方为乙方员工，在甲方为乙方工作过程中，甲方为了方便服务 同意在办公期间将甲方私人所有车辆租给乙方办公
使用。为明确甲、 乙双方的责任及义务，特制定本协议。
一、甲方提供汽车的情况甲方为乙方提供设备齐全、车况良好、运行安全可靠、证件齐全的，其中车辆品牌：
，
车牌号： ，甲方车辆外观、部件及整体损坏情况： 。
二、汽车用途甲方同意将上述车辆租用给乙方用于工作需要。乙方向甲方承诺，租赁该汽车仅作为乙方员工（限甲
方）工作使用，并遵守国家和汽车登记地政府部门关于汽车使用和管理的规定。在租赁期内未征得甲方书面同意，
乙方不得擅自改变本款约定的使用用途。
三、租赁期限从 年 月 日到 年 月 日止，合同期满后，在同等条件下，甲方拥有续约
优先权，并可根据实际需要进行调整和增减，乙方应给予支持。
四、租金及相关费用的支付甲、乙双方约定，该汽车每月租金为：
1.基本租金：人民币 元(大写： )；
2.附加租金：为甲方收取汽车租金时，按照国家税收相关规定的开具增值税发票缴纳税费和缴纳的个人所得税等税
费，具体金额以完税凭证为准。
